シン・リモートワーク

リモートワークを国も、メディアも推奨していますが、実際にリモートワークをするには、さまざまなシステムを考え直さなければなりません。

ZOOMなどのリモート会議ができれば、リモートワークができる、なんて、考えているのなら、それは甘すぎです。

実際に、リモートワークを始めてみたものの、色々と不便なことが多いのにお気づきの方も多いでしょう。

そもそも、GoogleやFacebookも、来年からはリモートワークから通常業務に戻すそうです。

それ以前に、今回のコロナ騒動以前は、IT大手もリモートワークなんてしていなかったということをもう一度考えてみるべきかもしれません。

そうはいっても、リモートワークにシフトしたいという企業も多いことと思います。
ところが、より実践的で、現実的な
リモートワークについての情報は少ないように思います。

この連載では、実務や勤務管理、そして、給与や経費に関することまで、幅広く解説していきたいと思います。

リモート会議ばかりが注目されています。
テレビでもリモート出演、と称して、自宅などをネットでつないだ番組が目立ちます。

いくら会議の多い日本企業とはいえ、会議してるだけでは、仕事になりません。
実務もリモートで行うこと、というより、実務がリモート化できなければ、企業活動は立ち行きません。

そこで課題になるのが、これまでオフィスで行ってきた実務をいかにリモート化するかということです。

○データ共有
○アプリケーション共有
○ヴァーチャルオフィス
○勤務管理
○自宅勤務のコストと会計処理

以上の5つがリモート化で課題となる部分です。

データ共有

多くの企業では、社内のファイルサーバーでファイルを共有し、実務を行っている事と思います。

社内ネットワークはクローズドなため、データを共有していることで、外部にデータが流出しずらい環境といえます。

それがリモートワークでは、クラウドを利用するにしても、社内サーバーに外部からアクセスするにしても、セキュリティが一段下がることは否めません。

さらに、データを利用するPC（端末）自体が、社外（自宅など）にあることもリスクを増やします。

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アプリケーション共有

WrodやExcelなどのOfficeなら、個人でも所有している従業員が多いかもしれません。

しかし、個人が所有しているソフトウエアを行業身に利用するというのは、会計上、税法上、少々問題があります。

また、会計ソフトなどの専門的なソフトや、企業独自のシステムなどを自宅などで利用する、というのもなかなか難しいことと思います。

ヴァーチャルオフィス

本来のオフィスであれば、部署やチーム毎に、デスクを並べて、お互いにコミュニケーションをとりながら、業務を行います。

リモートワークでは、ここが隔絶されているため、リモート会議などを設定しないと、お互いを見ながらのコミュニケーションが取れません。

本来なら、隣の席にいる同僚やアシスタントとコミュニケーションをとりながら作業するはずが、自宅などでの孤独な作業となりがちです。

勤務管理

リモートワークだと、出退勤はもちろん、勤務時間や残業時間の管理が難しくなります。

出勤したという確認は、メールか電話なのか？どういう状態なら出勤にカウントできるのか、それが明確化できなければ、遅刻や欠勤も把握できません。

それは、勤務時間や残業時間の管理でも同じです。

自宅勤務のコストと会計処理

自宅で仕事に利用するPCやソフトなどの機材はもちろんですが、ネット回線の料金や、光熱費なども、経費として会社が負担する必要があります。

さらには、仕事に使ってるスペース分の家賃も経費になります。

公私の区分をしっかりしないといけません。例えば、会社が仕事用に貸与したPCを個人的に使った場合、会社の許可があるのなら、それは給与に含まれますし、無断で使えば横領になります。

こうした5つの問題は、既にリモートワークを行っている企業では、既に直面している課題だと思います。

とりあえず、リモート会議だけを導入し、暫定的に自宅勤務を行っている企業にとっては、今後課題となるものでしょう。

次回から、これらの問題をいかに解決できるかを毎回一つずつ考えていきたいと思います。